Como se organiza

Enquadramento da profissão

O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de a actividade empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais. O profissional de secretariado contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho discreto, organizado e metódico. Nos últimos tempos o conceito de secretário mudou claramente:
O profissional passou agora a ser um assistente perfeito do seu chefe, ao ponto de conseguir até assumir com credibilidade algumas responsabilidades. O trabalho administrativo que cada secretário tem de realizar pode ser muito diferente de um para o outro, dependendo da área de actividade da empresa em que esteja enquadrado, uma vez que cada sector tem as suas próprias características.

Papel Funcional

O profissional de secretariado ao longo da sua vida profissional deve desenvolver determinadas funções de forma a criar credibilidade no trabalho a que está sujeito.

Representação do seu superior e da empresa

A secretaria desenvolverá esta actividade, ao exercer a sua função, pois se por eventualidade o chefe falte, deverá representá-lo dado estar mais integrada nos assuntos da empresa. Para além disso, a secretária representa a imagem da empresa, ou seja, se for responsável, as pessoas terão uma boa imagem da empresa, caso contrário, terão uma boa ideia totalmente oposta.

Organização do trabalho do chefe

Na organização das tarefas, o chefe necessita de uma secretária, para o lembrar de determinados assuntos, dado que este desempenha várias funções, é normal que se possa esquecer de reuniões, entrevistas etc. Para isso, a secretária ajuda na organização do trabalho do chefe, sendo assim a memória do seu superior, de forma a lembrar-lhe de todos os compromissos a que lhe referem.
O profissional de secretariado ao longo da sua vida profissional deve desenvolver determinadas funções de forma a criar credibilidade no trabalho a que está sujeito. Representação do seu superior e da empresa
A secretaria desenvolverá esta actividade, ao exercer a sua função, pois se por eventualidade o chefe falte, deverá representá-lo dado estar mais integrada nos assuntos da empresa. Para além disso, a secretária representa a imagem da empresa, ou seja, se for responsável, as pessoas terão uma boa imagem da empresa, caso contrário, terão uma boa ideia totalmente oposta. Organização do trabalho do chefe. Na organização das tarefas, o chefe necessita de uma secretária, para o lembrar de determinados assuntos, dado que este desempenha várias funções, é normal que se possa esquecer de reuniões, entrevistas etc. Para isso, a secretária ajuda na organização do trabalho do chefe, sendo assim a memória do seu superior, de forma a lembrar-lhe de todos os compromissos a que lhe referem.

Organização Material

A secretária pode ter um gabinete individual os elementos que normalmente o constituem são:
Índices (produção, volume de vendas, custos e despesas, etc.);
Tabelas, tarifas, preços, catálogos;
Organigrama e lista pessoal;
Calendário fiscal e prazos;
Agenda (de reuniões, de tarefas a executar, etc.);
Inventário de “stocks”;
Relatórios e actas correspondentes à actividade específica da empresa;
Legislação e documentação (contratos, etc.)